Rabu, 07 Januari 2009

PUSAT PENGOLAHAN DOKUMEN


JASA PENGELOLAAN DOKUMEN



A. Pendahuluan

Lajunya pertumbuhan dokumen/arsip yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan dan SDM serta kesulitan penemuan kembali dokumen/arsip apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi permasalahan tersebut memang sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain berupa penyusunan sistem pengelolaan dokumen/arsip dan penataan fisik dokumen/arsip.

Penyelenggaraan pengelolaan dokumen/arsip perusahaan sebagai bagian integrasi dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen/arsip merupakan informasi yang terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Di samping itu dokumen/arsip sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat di dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen/arsip juga berfungsi sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang.

Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, mengharuskan penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen/arsip perusahaan, termasuk pengelolaan dokumen secara elektronik. Ada beberapa perubahan mendasar yang harus dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi di bidang kearsipan. Begitu juga seharusnya dengan pengelolaan dokumen/arsip di PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk, sehingga pencapaian efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan perusahaan dapat dicapai secara maksimal.

Tercapainya efisiensi sangat berkaitan dengan pengurangan ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan, sedangkan efektifitas sangat berkaitan dengan kemudahan pencarian dokumen/arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan. Di samping itu, dokumen/arsip sebagai pusat ingatan perusahaan, sebagai bahan pengambilan keputusan dalam membuat suatu kebijaksanaan dan sebagai alat pembuktian sudah selayaknya dikelola secara baik dan berkesinambungan. Oleh karena itu, diperlukan usaha-usaha pengorganisasian dokumen/arsip yang nantinya dapat mendukung seluruh kegiatan manajemen dalam meningkatkan kualitas/mutu pelayanan di masa kini dan yang akan datang.


B. Maksud dan Tujuan

Kegiatan pengelolaan dokumen/arsip PT. Asuransi Jasa Tania, Tbk, dimaksudkan untuk menjamin kepastian hukum dan mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi perusahaan baik untuk kepentingan sekarang maupun untuk yang akan datang. Kegiatan ini dimaksudkan untuk menciptakan pengelolaan dokumen perusahaan yang baik dan teratur, sehingga apabila dokumen/arsip diperlukan untuk kepentingan hukum dan proses manajemen dapat disajikan secara cepat, tepat serta lengkap. Sedangkan tujuannya adalah agar pengelolaan dokumen/arsip di lingkungan PT. Asuransi Jasa Tania,Tbk dapat dilakukan secara efisien dan efektif.


C. Permasalahan

Pada era globalisasi pertumbuhan arsip tidak dapat dibendung lagi, setiap hari pertumbuhan arsip/dokumen pada lembaga swasta maupun pemerintah semakin hari semakin meningkat, terjadinya penumpukan arsip/dokumen dimana-mana sehingga menyebabkan kesumpekan, debu-debu yang menimbulkan penyakit dan masalah ruangan yang tidak dapat lagi menampung jumlah volume arsip yang dihasilkan.

Dapat kita lihat pada kenyataannya bahwa penyimpanan dokumen/arsip secara umum belum tertata secara baik dan benar, tidak bisa diakses dan susah dalam penemuannya kembali. Hal ini disebabkan oleh karena belum Daftar Pertelaan Dokumen (DPD) sebagai sarana penemuan kembali (finding aids). Dengan kondisi ini, perusahaan maupun instansi pemerintahan selain menghadapi permasalahan kesulitan dalam penyusutan dokumen/arsip. Oleh karena itu perlu adanya pengelolaan dokumen/arsip secara baik oleh tenaga-tenaga yang proffesional.


D. Solusi yang ditawarkan

Berdasarkan permasalahan kearsipan tersebut di atas, solusi yang ditawarkan adalah :

1. Pembenahan, penataan dan penyimpanan dokumen/arsip yang akan disesuaikan dengan prinsip-prinsip pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku

2. Penyusunan Sistem Pengelolaan Dokumen termasuk klasifikasi dokumen/arsip, jadual retensi dokumen/arsip serta pedoman penyusutan dokumen;

3. Software Aplikasi Storage System (Web-Base), aplikasi pengelolaan dokumen secara elektronik dan berbasis internet.

4. Sosialisasi sistem pengelolaan dokumen/arsip (SOP) dan aplikasi storage system.


E. Produk yang dihasilkan

1. Penataan Dokumen/Arsip

· Kegiatan penataan dokumen yang ada, sehingga dokumen dapat teridentifikasi dan tertata secara sistematis serta menghasilkan Daftar Pertelaan Dokumen yaitu daftar yang berisi jenis-jenis dokumen yang tersimpan.

· Penilaian Dokumen adalah kegiatan menilai dokumen yang telah melewati retensi simpan yang dapat diusulkan musnah yang didata di dalam Daftar Pertelaan Dokumen Usul Musnah, yang selanjutnya akan diproses untuk dilakukan pemusnahan. Pada akhirnya dokumen yang disimpan merupakan dokumen yang benar-benar memiliki nilai guna bagi organisasi/perusahaan, baik nilai guna administratif maupun nilai guna hukum.

· Terciptanya efisiensi biaya pengelolaan dokumen baik biaya penyimpanan, perawatan maupun peralatan.

2. Penyusunan Sistem Pengelolaan Dokumen/Arsip

Penyusunan sistem pengelolaan dokumen/arsip yang disesuaikan dengan sistem kearsipan dan peraturan perundang-undangan di bidang dokumen perusahaan. Sehingga dapat diberlakukan secara menyeluruh di setiap satuan kerja di lingkungan Perusahaan maupun Instansi Pemerintahan.

3. Software Aplikasi Storage System

Untuk mendukung pengelolaan dokumen agar dapat ditata dan digunakan secara cepat dan tepat serta memudahkan dalam penyusutan dokumen maka perlu dibuat suatu aplikasi storage system. Aplikasi ini menggunakan teknologi komputer guna penemuan kembali dokumen yang disimpan sehingga memudahkan untuk pengendalian dan kontrol penyimpanan, penggunaan dan penyusutan dokumen/arsip.

4. Sosialisasi Sistem Pengelolaan Dokumen/Arsip

SDM yang mengikuti in house training dibekali dengan kemampuan mengelola, mengidentifikasi dan memperlakukan dokumen secara baik dan benar sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan serta dapat mengoperasionalkan aplikasi storage system dalam pengelolaan dokumen/arsip.


F. Tahap Kegiatan

  • Penataan dan Penyusutan Dokumen

1. Penataan Dokumen

a) Pemilahan dokumen dan non dokumen;

b) Pendeskripsian;

c) Entri data;

d) Manuver data;

e) Manuver fisik dokumen;

f) Pembuatan Daftar Pertelaan Dokumen;

g) Penataan Fisik;

h) Uji Coba;

i) Penyerahan.

2. Penyusutan dan Penilaian Dokumen

a) Identifikasi arsip;

b) Penilaian;

c) Pembuatan Daftar Pertelaan Dokumen Usul Musnah;

d) Konsultasi persetujuan;

e) Pelaksanaan pemusnahan.

  • Penyempurnaan Sistem Pengelolaan Dokumen

1) Survei dalam rangka memperoleh data masukan sejak penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan dokumen/arsip;

2) Penyusunan dan pembahasan draft;

3) Presentasi;

4) Uji coba penerapan sistem;

5) Penyempurnaan;

6) Penyerahan.

  • Software Aplikasi Storage System

1) Identifikasi;

2) Desain system;

3) Installasi dan Setup;

4) Pelatihan;

5) Pendampingan.

  • Sosialisasi Sistem Pengelolaan Dokumen/Arsip

1) Kegiatan klasikal;

2) Praktek identifikasi dokumen;

3) Simulasi;

4) Diskusi.


G. Biaya

NO.

URAIAN

VOLUME

SATUAN

JUMLAH

A

PENATAAN DOKUMEN

1560 ML

120.000,-

187.200.000,-

B

PENYEMPURNAAN SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN

1 paket

110.000.000,-

110.000.000,-

C

SOFTWARE APLIKASI PROGRAM STORAGE SYSTEM (WEB-BASE)

1 paket

150.000.000,-

150.000.000,-

TOTAL (A+B+C)

447.200.000-

TERBILANG : Empat ratus empat puluh tuju juta dua ratus ribu rupiah

Keterangan :

- Biaya tersebut belum termasuk pajak-pajak yang timbul

- Biaya aplikasi program storage system tidak termasuk hardware dan lisensi windows & SQL


H. Peralatan dan Fumigasi


NO.

URAIAN

VOLUME

SATUAN

JUMLAH

A

Fumigasi

1 Paket

15.000.000,-

15.000.000,-

B

Boks Arsip

1560 boks

7.000,-

10.920.000,-

C

Folder (30% x 6.383 ML x 5 x 10)

7.800 buah

2.500,-

19.500.000,-

D

ATK

1 Paket

5.000.000

5.000.000.-

E

Masker

1 Paket

500.000,-

500.000.-

F

Sarung tangan

1 Paket

500.000,-

500.000,-

TOTAL (A+B+C+D+E+F)

51.420.000,-

TERBILANG : lima puluh satu juta empat ratus dua puluh ribu rupiah


I. Penutup

Demikian proposal pengelolaan dokumen/arsip ini disampaikan sebagai bahan pertimbangan dan pengambilan keputusan bagi Bapak pimpinan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.


Padang, Desember 2008

Director Document Processing Centre

dto

Hafrian Rizki, A.Md

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Bagi yang mengunjungi blog ini harap jangan lupa untuk memberikan komentar, karena dengan komentar anda kami bisa berbuat semakin lebih baik